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Author:深沢千尋
みなさんこんにちは、深沢千尋です。(公式ページ
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ここでは、多くは技術的でないこと、ごくまれに技術的なことをなげやりに書いていきます。
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GTDのプラットフォーム

システム手帳を使ったGTDであるが、やはりミニ6穴では限界があるのでバイブルサイズに移行を考え中。

なお、GTDは、少なくともデイヴィッド・アレンはシステム手帳を使うべきだとは言っていない(使ってもいいとは言っている)。アレンが提供するのはあくまで考え方で、実装は各人にゆだねられている。




アレン自身の実装は、(あくまで最もありがちな例として)GTDを回すのは大量のA4の紙と、整理されていない未決の書類そのものを、トレイやファイル・キャビネットを使って処理することを念頭に入れて説明しているようだ。アレンの本業が数多くの企業の重役を中心とした人々のコンサルティングということなのでそうなるだろうし、多くのデスクワークをしている人はそれが一番プラクティカルという気がする。

ただ、アレンはプライベートなイシューとパブリックなイシューを両方GTDで管理しろと言っている。また、自宅や移動中も同じ作業ができるような環境を整えるべきだとも言っている。上の例だと、自宅にもA4の紙、トレイ、ファイル・キャビネットを中心としたシステムを構築すべきということだろう。また移動中はファイルを入れるフォルダと、A4の紙を持っておけばよい。つまり、A4の紙ベースの場合、GTDの管理システムは会社、自宅、移動中の3つに分離するし、してもかまわないということだろう。というのは、その場でできるのはその場でできることだけだからだ。
A4の紙ベースのGTDの場合、「この書類を処理する」というタスクは、その書類自身がそのタスクを示す(よって起票の必要がない)ということで、合理的に思える。多くの書類の決裁が仕事の中心である場合は、その方がよいだろう。ちなみにこれはぼくには当てはまらない。

一方、システム手帳ベースのGTDの場合は、システム手帳に「xx書類を決裁すること」というタスクを、A4の書類とは別に用意する必要がある。しかし「牛乳を買いに行く」というタスクの場合は、A4の紙ベースであってもA4の紙に起票する必要がある。書類の決裁が仕事の中心でない場合や、作業が自宅、会社、移動中に均等に発生したり処理の必要があったりする場合は、システム手帳ベースがいいような気がする。

一方、電子メールの返事が仕事の大半を占める人の場合は、電子メールシステムでGTDを一元化したいと思うかもしれない。事実GmailでGTDを回している人も多いようだ。「牛乳を買いに行く」みたいな自分発信で自分が作業するタスクの場合自分にメールを書く。ただし、Gmail自身タスク管理機能を持ったようだ。これはまだ試していない。

メール、電子原稿、プログラムなど、多くの電子データを持っていて、作業の大半がパソコンに向かって行う場合は、電子ベースのプラットフォーム、Outlookやグループウェア、ThinkingRockなどのタスクツール、RTMのようなWebベースのツールを使うのが便利だろう。なにしろキーボードで打ち込むのは手書きより速いしキレイに打ち込めるし、検索や並べ替えも出来てバックアップもカンタン。自宅と家で同じデータにアクセスすることも、Outlookやグループウェアの場合はVPNを使えばできるだろうし、ThinkingRockなどの場合はデータをDropboxなどで同期すればよい。
Gmail、RTMのようなWebベースのシステムの場合、同じデータベースに自宅、家庭からアクセスするのはグッとカンタンだ。移動中もカンタン。Gmail、RTMの場合携帯インターフェイスを持っているからだ。もちろんモバイルパソコンを使ってもよい。iPhoneもよい。

ただぼくの場合、最近は電子ベースはシステムの起動が遅いのが気になっている。自宅でパソコンを起動するのも、パソコンのあるところまで移動するのも、出先で携帯を起動してGmailやRTMのサイトに行くのも遅くて辛い。PDAやモバイルパソコンのような持ち歩き端末は出先では無理にオンラインで使わずに、会社/自宅を出る瞬間にシンクしていればいいんだよ(タスクリストを更新するのは自分だけなんだから)という意見もあるだろう。しかし特に出先で携帯やモバイル端末でアクセスする場合、オッサンだからかもしれないが字の入力が大儀である。

といったことを考えて、今はシステム手帳でのGTDを考えている。
ただし、システム手帳でのGTDは標準的と言われる大きな潮流が出来ていたり、それ用のリフィルを出しているメーカーがあったりということはまだないようだ。

また、システム手帳を使わないでロディアメモを使ったGTD+R、さらにモレスキンポケットを使ったGTD+RM、5x3情報カードを使った PoIC(これは GTD だけでなく日常のことをすべてカードに残す試み)もある。

モレスキンの綴じ手帳+ポストイットを使ったGTD、という人も何人かいるようだ。(Moleskinはモレスキンとモールスキンという読みがWeb上に混在しているがどっちが正しいのかな)
これは1日1ページのほぼ日手帳を使ってもいいだろうなー、と思って「ほぼ日手帳 GTD」で調べたら結構当たった。
どれも楽しそうである。ぼくはシステム手帳にハマっているので綴じ手帳やロディアメモ、カードに移行することはしばらくないと思うが。

いずれにしても電子ベースのGTDに比べて、手帳ベースのGTDは各人各様の方法がポコポコ発生してはいるものの、RTMやGmail、ThinkingRockのような大きな潮流は出てきていない状態のようだ。手帳ベースはやはりパーソナルな部分、手帳の大きさや紙の質感、持っているカバンなどに属する部分がすごく多いのでなかなか一本化しないのだろうか。

でも、ボトムアップのGTDとは逆の自己啓発系の手帳は、フランクリンプランナー、熊谷式☆夢手帳、Date Your Dream 夢に日付を! のように製品として出てきているので、GTD用の手帳やリフィルもそのうち出てくると思う。システム手帳にして、リフィルを(フランクリンプランナーのように独自規格ではなく)一般的にしてくれれば、ここは取り入れたい、ここは改良したいというのができるので、そういう製品が出てきてもいいと思う。1個標準的なシステムがガッとあって、最初はそれに従うのはなんといってもラクだ。あまりにもGTDの工夫に懲りすぎたり、いろんなGTDオタクのブログを読みまくったりする時間がタスクの実行をする時間を圧迫しているのもまた問題だという意見もあるようだ。

あと、1個のツールに集める必要はなくて、当然組み合わせもあるだろう。
ぼくの場合メインのプロジェクトタスクはシステム手帳で回っているが、電子メールはメールソフト内で解決したい。「だれそれへ電子メールを書く」というタスクをシステム手帳に起票することは当然したくないわけである。メールの場合は「下書き」やフォルダを使ったシステムが数年の歳月を経て構築されている。
家と会社ではRTMで移動中は紙、というのはよさそうだ。RTMは印刷インターフェイスもある。PoICの人も収集(ユビキタス・キャッチャー)はカードではなくて野帳という丈夫なノートを使っているそうだ。
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