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Author:深沢千尋
みなさんこんにちは、深沢千尋です。(公式ページ
文字コード【超】研究 改訂第2版NEW!」「すぐわかるPerl」「すぐわかる オブジェクト指向 Perl」の著者です。
ここでは、多くは技術的でないこと、ごくまれに技術的なことをなげやりに書いていきます。
メールは suguwakaruPerl@gmail.com まで。(アットマークは ASCII に)
Twitterはじめました。@query1000です。よろしく~

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GTD+K (KNOXBRAIN)

GTD。社会人のオタクの多くがやっているか、やりたいと思っているか、挫折したか、少なくとも関心を持った言葉であろう。

ぼくもご多分にもれず、初めてこれを知ってからいいなー、やりたいなーと思い、何回かやりかかっては挫折していた。なにしろこの本を見てからだから、もう3年にもなる。



ここではGTDは何かは繰り返さない。上記の本を読むか、Wikipediaを引くか、このページを見てもらいたい。

バイブル手帳と名刺カードでGTD - Magical Rabbit List

萌え系の同人をやってる方のようだが、文具や GTD についても熱い記事が多く載っている。
実は、上の記事を見て、よし、もう1回挑戦したるかーと思ったわけだ。

本当はもうちょっと、1ヶ月ぐらいは回してから本ブログで紹介する予定ではあった。
しかし、あまりにも回るので小出しに紹介してみることにする。

GTDをやる上でまず選択になるのは、PCやPDA、Webツールのようなデジタルツールを使うか、システム手帳やノートのようなアナログツールを使うかということだ。
創始者のAllen氏は「自分はアナログツールが好きだが、デジタルでもいいよ」とおっしゃっている。世間ではデジタルが多いようだが、それはブログ界を見てるからそう思うので、デジタルに情報を発信しないGTDerは意外とアナログなのではないかと思う。

ぼくは字が下手だし、手が痛くなるのでまずデジタルに走った。デジタルに走ったさらに大きな理由は「転記なんてやってられない」と思ったのである。システム手帳も、七つの習慣フランクリンプランナーも「転記」が付きまとう。アドレス帳であっても会社の名前が変わってしまったら転記である。やはりPCを使うのが上策でアナログは下策、と思い込んでいた。

最初はプレーンテキストで、エディタを使って管理していた。しかし、情報がヴィジュアルに訴えない、情報の移動がうまくいかないという理由ですぐにあきらめた。todo.shのようなツールを使えばいいのかもしれないがまだ試していない。

次はRemember The MilkのようなWebツールに走った。しかしサーバーが不安定なのと、うちの回線(CATV)が細いので断念した。しかし、デジタルツールを使うのならサーバーとの同期を考えるべきだ。場所を移しても、PCを変えても同じデータにすぐアクセスできるようにしないとやってられない。世間の人はUSBメモリを持ち歩いているそうだが、最近はDropboxというのが最強だ。

次にThinkingRockのようなクライアント型デジタルツールを使った。データはDropboxに置く。しかし、なんとなくほどなくやめてしまった。

私見だが、こういうツールはAllen氏のオリジナルなGTDにあまりにも忠実に則りすぎている。言うところのGTD Puristだと思う。GTDというルールはもっと個人用にカスタマイズして、自分なりに消化して、自分の必要な部分のみ拡充して使うのがいいと思う。(そういう意味でも上のMagical Rabbit Listのページは参考になった。)

デジタル情報管理については何らかのモバイルを使うことを考えていた。電車の中や待ち時間など、ちょっとした時間に手元で管理できると大きな時間を割ける。情報管理は空き時間にすごく合うのである。

数多くのPDAを渡り歩いた。具体的に言うとPalm(Visor)、Windows Mobile(W-ZERO3 Advanced [es])、そして携帯電話+RTM などである。ついには FMV U50 にも手を出した。

これまた私見だが、これもぼくは無理。遅い。字が小さい。あと重い。高価で落とすのがコワい。郵便受けから世間を覗いているような気がする(見通しが悪い)。ぼくはこの手のものが相当好きな方で、何十万円も費やしたが、お金より時間が痛かった。とにかく起動時間、そしてスクロール時間である。

システム手帳でGTDが出来ればいいなぁ~と思っていた。出先でちょっちょっとタスクを作ったり、チェックできたりすればいいなあと思っていたのだ。

これはよさそうだと思っていたのは、カードを使った1枚1タスクのアナログGTDである。以下のようなものがある。

GTD+R、RHODIA メモと紙製のポケットを使う
GTD+R+M、GTD+Rにさらにモレスキン・メモポケッツを使う
PoICを使ったGTD、5x3情報カードを使った情報システムをGTDに応用

いずれも魅力的。ぼくは情報カード+モレスキン・メモポケッツでやろうと思って一揃いグッズを揃えて始めてみた。

結構いい感じだが、やはり難しい。カードだと散逸する。これは、部屋が片付かない人は難しいのではないかと思う。

システム手帳はその点、リングがついているので散逸しない。よくすぐパンパンになると言われるが、手元に持つ分と、自宅にストックする分を分ければいいのだ。

ということで、1タスク1リフィルのシステム手帳GTDを考えればいいんじゃないか、と思った。これがポイント1。

それには、出来るだけ小さなシステム手帳を選ぶ必要がある。ミニ5穴というのが一番小さいのだが、マイナーであり、バインダーもリフィルも圧倒的に見つからない。1つ大きなミニ6穴だと圧倒的に品揃えがある。実はバイブルサイズよりも売れているのではないか、ということでミニ6穴を採用することにした。

ちなみに同じミニ6穴でもサイズが微妙に違うから注意が必要だ。DeVinciのジャストリフィルサイズというバインダーは、ジャストリフィルサイズ用のリフィルでないとはみ出してしまう。あれは「ジャスト『ジャストリフィルサイズ用リフィル』サイズ」と名前を変えるべきだ。バインダーを買って失敗した。

というか、バインダーは普通のバインダーでない方がいい。

knox.jpg

一番左が15ミリリングの普通のバインダー、中央が11ミリリングのスリムなバインダーだが、これは使わないほうがいい。まずスリムなバインダーはこれから説明する使い方だとすぐパンパンになる。ていうか無理。
左の普通のバインダーだが、これも使いにくい。これを買ってシステム手帳に悪印象を持った人多いんじゃないか。パタンと平らに開かないのである。

オススメなのが右。ストック用のファイリングバインダーである。家で保存する用途のものだが、これを持ち歩き用に使う。パタンと180度開くし、同じリング径で圧倒的に軽いし安い。そもそもぼくは革製品は「高い、重い、臭い、動物がかわいそう」なので最小限しか使わない主義である。ファイリングバインダーを持ち歩くのを思いついたのが第2のポイントであった。

ストック用のバインダーも、bindex のチープなプラスチックのものだとパタンと開かないし、持ち歩きにカッコ悪い。
写真は KNOXBRAIN の布製のものだが、これがカッコいい。
KNOXBRAIN は横浜高島屋店を含む伊東屋で売っているが、結構メジャーなブランドらしくて新丸子駅前の文具屋でも扱っていた。

ということで、GTDプラスKNOXBRAINでGTD+K。これで行こうと思った。

リフィルをどうするか。KNOXBRAIN の方眼メモ100軽量紙というのを使ってみた。別にこだわっているわけではないが、どうせならバインダー、リフィル、インデックスすべて統一した方がよい。サイズの問題が避けられるからだ。

この紙は普通の紙よりも薄手。大量のメモを持ち歩くとこの薄さが利いてくる。そしてインクジェットプリンタに対応している。これにプリンターで印刷してみた。

プリンターはCanonの複合機PIXUS MP790というのを使っている。名刺も印刷できるようなのでこれで直接印刷できるようだが、どうも紙差しがうまくいかなかった。そこで、写真やシールも印刷できる安物のコンパクトプリンターを手に入れた。エプソン カラリオ ミー E-330 である。



これで印刷してみた。こんな感じ。

refile.JPG

このようにコンパクトプリンターでリフィルを印刷するのが第3のポイントである。

が、これがちょっと誤算があって、このプリンターはインクカートリッジが4色一体型で高い。何枚印刷すればいくらになるのかまだ計算していないが、あまりお手軽ではない。システム手帳のリフィルを作る人が、なぜA4で作ってハサミで切ったり、ミシン目の入った紙を買うのか不思議だったが、1枚1枚印刷するのはなかなか難しいのかもしれない。

さて、リフィルを紹介してしまったが、これに1枚1タスクでタスクを書き出していく。
■起票・・・タスクを作成した日付を書く
■随時/期日/毎日/毎週?曜/毎月?日/他・・・タスクを実行すべき時間を書く。随時というのはいつやってもいい。期日というのはこの日まで着手できない。毎??というのはリピートのタスクである。ここの書き方はちょっと工夫の余地がある。
■項目名・・・ここにタスクを書く。
■メモ・・・タスクを実行する上で必要な手順、連絡先、進捗状況などを書く。ここが結構キモ。1枚1タスクだからゆったり、なんでも書ける。タスクを実行するのに必要な情報はここにあるというのはなかなかいい気分。
■処理・・・タスクがなくなった日付を書く
■終了/中止/その他・・・タスクがどうやって消えたかを書く。ちゃんとやって消えたのか、やるのをやめたのか。その他、というのはどういう場合かわからないが一応書いてみた。
■メモ・・・タスクが終わったときに何か連絡事項があれば書く。

要はこのシステムは、タスクが終わっても紙を捨てない。

GTD以前から紙に1枚1タスクで書くやり方はいろいろある。有名なのは「『超』整理法」の「秘書いらず」というやつ、付箋紙にタスクを書いて2つ折の厚紙に貼って持ち歩くやつ。これ、いいのだが、終わったタスクがどこに行くのか気になっていた。
ぼくは終わったタスクも、システム手帳の特色を生かしてストックしていくことにする。タスクを中止した場合でも、である。
こうすると、タスクの処理履歴が貯まっていき、日記代わりになる。

GTD-K.JPG

さて、このリフィルをこのバインダーに入れる。

インデックスを横5つ、縦2つ、あわせて7個出している。横タブは上から以下のようになる。

■進行中・・・着手して終了していないタスクを入れる
■今日やる・・・すぐに着手できるタスクを入れる
■期日がくれば・・・期日つきのタスクで、今日はまだできないタスクを入れる
■条件が整えば・・・GTD で言う連絡待ちタスクである。時間以外の理由で着手できないタスクを入れる
■プロジェクト・・・複数のタスクから成る大物のタスクを入れる。「本を書く」など。これはGTDと一緒

ここまでは起票したタスクを入れていく。
ここでシステム手帳の特長を生かして、大まかに重要なもの、緊急なものの順に入れていく。
ただし期日タブだけは早いタスクが上に来るようにする。

上タブは左から以下のようになる。

■済み・・・処理が済んだタスクを入れていく。新しいのが上に来た方がいい気もするが、今は素直に時間順に入れている。手帳の厚みが耐えられなくなったら古いものはストッカーに入れる
■白紙・・・未記入のリフィルを入れておく。ここが正調GTDでの「受信箱」に当たる

なお、裏表紙にはプラスチックのカレンダーリフィルを入れている。

ということで、システムの回しは以下のようになる。#はコメントである。

■白紙タブでタスクを起こす
 #ファイリングバインダーは180度開くので、挟んだままどんどん書ける。
 #片面しか使わないのでリングも気にならない。
■これ以上思いつかなくなったら、書いたタスクを抜く
■タスクを『今日』『期日』『条件』『プロジェクト』に分類する
 #細かいが、ここで以下の順番にすればよい。
 #(1)入っている『今日』『期日』『条件』『プロジェクト』を一旦全部出す
 #(2)各山に新しいタスクを入れる。この時点でリングに入れず、タブ間に仮に挟むだけにする
 #(3)位置と順番が決まったらリングを開いてタスクを挟む
 #このシステムはリングをがっちんがっちん開閉するのが弱点なので、このようにして開閉を節約する

■今日やるタスクから1枚を取り、進行中に入れる
■どうせマルチで進行するので、進行中タスクの中から実行する
■実行中に発生した情報はメモしていく

■実行が終わるか、タスクが中止になったら、終了日とメモを書いて済みに移動する

■期日タブは毎朝見直し、実行できれば今日やるタブに入れる
■条件タブは随時見直し、実行できれば今日やるタブに入れる
 #これがちょっとウザいが、朝、昼、おやつ、夕方、夜ぐらいでよい。
 #タスクの見直しは楽しいので、苦にならない

<プロジェクトタスクについて>
■プロジェクトは、タスク名の他にメモ欄に「プロジェクト(親):コード」と書く。
 #英字3文字にしている。「部屋の片付け」は「ROM」など
■プロジェクトに属する子タスクは「ROM:シャワーカーテンを替える」のようにする
■子タスクが終了したら、親タスクのメモ欄にメモを書く。ここはあまり無理しない
 #プロジェクトタスクはさらに工夫の余地がある

<リピートタスクについて>
■基本的に期日タスクの扱い
■ただし、1回済んでも済みではなく期日に移動する
■メモに何日に実行したか、次は何日かなどと適当に書く

こういう感じである。

これがよく回る。自分でもちょっとびっくり。

正調GTDでは
●最初に頭の中にあるタスクをすべて書く
●週に1回全部のタスクを見直す
というのが厳しく言われるのだが、ぼくはこうでいいと思う。
●起票は思ったときに適当に書き、思いつかなくなったらやめてよい
●レヴューは常に、しょっちゅう行う
これでいいことにするとグッと気がラク。
このバインダーは見返すのが結構楽しいので、しょっちゅうアップデートされていることになる。
よって、苦しい思いをしてウンウンタスク出しをしなくても、週末に時間を掛けてレヴューをしなくてもよい。
タスク管理はしょっちゅう、やりたくなったらスグにやめる。ツラくなったらすぐに止める。これがイイと思う。

ということで、始まったばかりのこのシステムだが、結構楽しい。

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