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深沢千尋

Author:深沢千尋
みなさんこんにちは、深沢千尋です。(公式ページ
文字コード【超】研究 改訂第2版NEW!」「すぐわかるPerl」「すぐわかる オブジェクト指向 Perl」の著者です。
ここでは、多くは技術的でないこと、ごくまれに技術的なことをなげやりに書いていきます。
メールは suguwakaruPerl@gmail.com まで。(アットマークは ASCII に)
Twitterはじめました。@query1000です。よろしく~

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メールの整理について

最近こういうことについてうるさい人が多い。
Webを渉猟していてもすごくたくさんの人が自分のやり方を公開している。
いや、すばらしいことだと思うんだけど、それを読んでいてそればっかり時間を取られるのもどうかと思う。
ぼくぐらいヌルい人でもそう思うんだから「仕事が早くすむやり方のWebページ」ばかり読んでいて仕事をする時間がなくなっていた、というパターンも最近多いんだろう。
ホドホドがいいと思う。

さて、そう前置きしておきながら、自分なりの整理方法をここに紹介したい。
具体的にはこのへんを参考にした。

まず、メールをぼくは全部、受信箱に入れっぱなしにしていた。
それがある意味【超】整理法だと思っていたのだ。

整理しないのが超整理法。

で、返信しなければならないのはとりあえず返信キーだけ押しておいて、中身をからっぽで保管しておく。
自分の返事がないメールが「下書き」に溜まっていく。
これが「要返信」フォルダになる。

作業しなければならないメールはフラグを立てる。
GMailだとスターである。

で、作業したらフラグを倒していく。
返信したら下書きからは消えていく。
用済みのメールは削除すればよい。

これでいい、と思っていた。
でも、受信トレイに全部メールを入れておくのは悪いと、あまりにもたくさんの人が言っている。

フォルダーによる分類は、差出人のような明確なクライテリアによる分類でも、話題別のような主観による分類でも、とにかくやめた方がいい。
絶対こうもり問題(どこに入れればいいか)が発生するのだ。
では分類しない方がいいかというと、そうでもない。

上の「要返信は下書き」「要作業はスター」方式で拾いきれないのは、「返信待ち」「期日待ち」のメールである。
返信待ちは説明不要だろう。
期日待ちというのは、ある日が来るまで効力を発しないメールのことである。
要は人の都合でペンディングになっているメールは、やはり別にしておいた方がよい。

あと、受信メールに「保存するべくして取っているもの」と、「捨て忘れ」が混ざっているのはやはり問題である。
1日に一回ぐらいは全部のメールを見て捨てるものは捨てた方がよい。
ということで、以下のようにフォルダー分けしてみることにした。

mail.png

図はGMailである。
GMailにはフォルダーがない、とはよく言われるが、ラベルを使うとフォルダーと同じことになる。
フォルダーと違うのは同じメールに複数張れることだろう(だからこうもり問題にもある程度対応できるのだろう)が、ここでは関係ない。

まず来たメールは全部受信トレイに入る。

必要ないものは削除する。
この人から来たメールは絶対必要ないよというのはこの時点でフィルターを作る。

返事できるのは返事してしまう。
とりあえず短い返事をすぐしてしまうのがコツ。
「OKです」だけでよい。
簡潔で早い方が、丁寧で遅いのより喜ばれるのである。
ちなみにぼくは外人式に全部のメールを後ろに引用する派である。
あれは日本人の、パソコンが得意な人に嫌われるが、あれもっと流行らせた方がいい。
外資系の企業に就職すると全部あれである。
引用するとそれだけ遅くなるし、恣意的に引用していると逆に誤解を招くものである。

すぐに返事できないのは要返信に送る。
別に「空の返事を保存して下書きに入れる」というのと同じだ(そっちの方がノーブルかもしれない)が、一応フォルダ式で行くと決めたのでこうしてみる。

返事ではなくて行動が必要なのは要作業に送る。

ここまではよい。

ぼくは自分のメールも自分に全部Bccしているが(だから送信済みメールは実はいらなくて、たまにガッと消す)それも受信トレイに入る。

返事が来るのを待っているのは返信待ちに入れる。
これが結構快適。
この方法に変える最大の利点かもしれない。

次に、自分の作業が発生するがまだ取りかかれないのは期日待ちに入れる。

完結したことは保存に入れる。
昔のメールが備忘録件住所録になる。
メールは取っておいても邪魔にならないので取っておく。

名前の前に番号を入れて好きな順番にするようにした。

前のやり方とあまり変わらないのだが、受信トレイから要保存に移すという手間が増えた分余計な作業が増えた気がする。
しかし、この一手間を加えることで、絶対必要ないメールを削除するのが徹底するようになった。
とにかく一度は目を通す。
こうしておかないと返信忘れや削除忘れが発生するのである。

こうして、返信待ち、期日待ち、保存以外のフォルダは可能な限り空に保つ。
これらのファイルを空にすることが1日のメインワークになる。
用事が出来たら自分に命令するメールを送れば、GTDにもなるんじゃないか。
そしてこの方式はGMail、携帯、会社のOutlookで統一できる。
なにしろ5フォルダしかいらない。
片手で数えられるのである。

人間はパッと7つまで覚えられるそうだが、受信トレイとゴミ箱があるからもうこれでいっぱいだ。
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