メールのゆるハック

外人のヒトからのメール、ぼくはＧメールと呼んでいるが（しーん）、独特なものがある。
１通目でなくてその返信以降が独特である。
いきなり「全員に返信」で送っていること、明らかなのである。
要するにそこまでの全文が末尾にくっついている。
あと To: や Cc: がすべて引き継がれている。

古手のネットワーカー（usenet ニューズとか使う人）は、人のメールの引用は最小限にすませること、要領よく編集して本文に入れることをやかましく言う。
「全文をドカンとうしろに引用してるのは、引用になってないですよ」とか言う。
そういう人はＧメールをもらってもいちいち英語で説教するのだろうか。
だったらいい度胸だなあと思う。

全文を引用する人にも理はある。
人のメールを編集して、カットするのにも、恣意的な意図が働く。
悪意のあるカットをすれば、人の意見をゆがめられるわけである。
無意識に悪意を持っている場合だってある。
人のメールを要領よく編集した場合であっても、それはそれとして、冗長性を持たせて全文を末尾に付けるというのが、ぼくは礼儀ではないかと最近思ってきた。

あと、人のメールを保存するのはいわゆる言質を取るという役目もある。
「下の下の下のメールであんたが自分で言ったじゃないか」
と言いやすいわけである。
いや、こんなケンカ越しで仕事してるわけじゃないけどね ;;;

To: や Cc: に関しても同様である。
「この話の流れはこの人にはもう関係なくなったな・・・」
とか
「この人は忙しいからここで送っても読まれない可能性があるな・・・」
とか、前はいちいち気を使って、To: や Cc: を減らしたり、To: から Cc: に移動したり、時には Bcc: を駆使してメールの流量を減らしていた。
これ、考えるのに結構時間とアタマを使っていたのである。

しかし、今はＧメール方式でボーンと全員に送っている。
よく日本人メール（Ｎメールと呼ぼう）の場合は

# 広い宛先で失礼します

と書いているが、失礼なメールなら送るなよ！ という気もする。
自信もってしょうもないメールをガシガシ送ればいいと思う。
（そこまで開き直る必要もないが）

あと、Cc: や To: を減らした場合、それが気づかれないとマズいので、

# Cc: reduced

とか書くようにしている。
これ、ぼく以外にやっている人を見たことがないのだが、やった方がいいと思うがどうか。

さて、メールを書くとき、ぼくは「全員に返信」ボタンを押してから、下書きに保存してからゆっくり書いている。
ただその場合、普通の文書を書くのと同じで、コンセントにけつまづいて転んで PC の電源が落ちてしまうときに備えてマメに保存する。
その場合、Ctrl+S で保存するのだが、Outlook の場合それで送信（send）されてしまうのである。

それはたまらないので、こうしている。
「全員に返信」を推すと、To: 欄と Cc: 欄に入った宛先を、本文の先頭にいったんカット＆ペーストで対比させておく。
To: 欄と Cc: 欄は空欄になる。

こうしてからおもむろに返信を書く。
こうすれば、いくら Ctrl+S を押しても送信されず、下書きが保存されるだけである。

で、得心の行くメールが出来たら、宛先を戻して、送信。
これはいいよ。

電話連絡のメール化

上の本は奇妙な読後感の本だった。
ITプロパーじゃない人が書いたIT本はそういう本が多いが、微妙に味わいがヘンである。
あと普段からパソコンを商売にしている人はそれほど得るものがないと思った。

にもかかわらず、結構面白かった。
パソコンをいまいち使いこなせていないなあという悩みがある人は読む価値があると思う。
また逆にITでバリバリ商売をしている人は「世間の人はこんなことをパソコンに期待しているのか～」という意味で勉強になると思う。

しかしハードディスクのことをHDと略記するのは違和感が残った。
HDDが普通である。HDというと昔はVHSテープの高級品のことだったが、最近はいわゆるハイヴィジョンのことになる。

さて、この本の中で、すべての連絡はEメールにして欲しい、好きな時間に返信できるし、検索できるし、記録が残るし、いいことずくめだ、好きな時間に電話してきたりする人は無神経だと書かれていて、これはよく言われることだがやはり共感できた。
著者のようにITプロパーではなく、しかしパソコンを活用しているからこその強い実感なのであろう。

さて、ぼくは、大事な用を電話で連絡されたり立ち話で伝えられたりすると、議事録（minute）をメール化して送っている。
「さきほどは口頭で（電話で）お世話になりました。ｏｏはｏｏということですね。ｘｘの件は何日何時までにｘｘにお持ちするとのこと、了承しました」
と書いて送ってしまう。
もちろん正しい題名を付けておく。

これが効く。
そのことについて問い合わせを起こしたいときもそのメールに返信すればいいし、人にフォーワードするのもカンタンである。
なにしろ何日何時に連絡を受けたか証拠が残るのがよい。

重要な用件を電話でしてくる大雑把な人のために、わざわざこちらが時間を割いてメールを起こすのは業腹でないかという意見もあろう。
ぼくは気にならない。
「さっきの電話をメールしてくれませんか」などと言って一悶着起こすより、明らかにこっちがメールを書いてしまったほうが的確で簡潔な内容を短い時間で書ける。
ものごとは出来る方がやった方がいいのだ。

かえってイヤミではないか、と気にされるかもしれないが、言った言わないで事故が起こるよりマシである。
将来の大きな失礼を防ぐために小さなイヤミを支払うだけのことだ。
あと何回かやっているとそういう人だと認識されて大して気にされなくなる。

街はきらめくパッションフルーツ

また日をまたいでしまった。
ブログって毎日更新しないとどうなるんだろう。
急に読まなくなったりするのかな。
みなさん読んでください。

会社員をやっていると、近所の席の人に、辞書とか、自分では買わないけどたまに使う本とか、文房具とか、薬とか、お菓子とか、ちょいと拝借したくなる。
そのとき、その人が間を悪く席を外していたり、もう帰っていたりする。
仕方ないので黙って拝借する。
その場合、付箋に「ｘｘ拝借しました」と書いておくのがマナーである。
そうじゃないと、不意になくなったと思って不審に思ったり、もっと悪くは自分がどこかに置き忘れたと思って探し回ったりする。
誰かが持っていった、と思うと安心するのである。

これを一歩進めて（？）ぼくはキャッツカードというものを作った。
キャッツカードはキャッツ♥アイという美女の泥棒3人組が仕事を働いた後に、「ｘｘいただきました」と書き残すカードである。
これに無断借用したものを書いて、使い終わったら「キャッツ♥アイがさっきいたから取り押さえてｘｘを取り返しておいた」と言って返すと角が立たない。（か？？？？？）

※実際には犯行前に予告する

ちなみにこれ、昔は友達の印刷屋に印刷してもらっていたが、最近は1枚を持って会社の下のプリントショップに言って「これと同じものを作ってください」と言って作ってもらうと作ってもらえた。
この技はどんなカードにも使える。
人の名刺でも複製できてしまうわけだが。

電子メールのマナーにはぼくも言いたいことがいろいろある

トラックバックというのをしてみよう。

いぜん拙著を紹介してくださったアルファブロガーの小飼 弾さんが「電子メールのマナー」について書いていた。

404 Blog Not Found
一般常識・礼儀とメールマナー - 「添付ファイルをご覧ください」は禁止!


いつも独自のテーマを独自の切り口で書いている弾さんが「電子メールのマナー」という直球のテーマで書くところが、逆に新鮮で迫力がある。（このトラックバックを書くために本ブログにも「ビジネスマナー」というカテゴリーを追加した ;;;）

「一般常識・礼儀とメールマナー」という題名もすさまじい。言及された相手（編集者であろう）は今頃震え上がっているだろう。いや、人生震え上がるのもイイ経験ですよ ;;;

内容は「添付メールを参照してください」と言ってゲラを PDF で送って来るのはやめてください、というもの。確かに。ゲラはしょうがないかなとも思うが企画書はちょっとね。「ゲラであってもベタテキストはベタテキストで本文に含めてくれ、そしたらそこに校閲を入れるから」とのこと。それもなるほどと思う。ちなみにぼくなんかヒマでヒマでしょうがないから PDF をスクリーンショットで取ってペイントブラッシュでコメントを入れているが、確かにベタテキストを PDF と同時配信してくれたら確かにそれはそれで便利だなあとも思う。

さて、電子メールのマナーというと、ネットをある程度使っていると皆さん同感であろうが、ぼくにも長年思うところがあった。まあベタなところだが、まず題名に凝らない人が多すぎる。

　Subject: お願い
　Subject: 質問です
　Subject: 困ってます
　Subject: 緊急です！
　Subject: 深沢さんへ

というところが定番である。最後の「深沢さんへ」というの、すごく多いけど完全に意味不明である。ぼくに届いた時点でぼくに用があるのは分かっているのだ。こういう場合どう対応するか。以前はぼくも啓蒙的だったので

　Subject: Re: 深沢さんへ
　※メールの題名は意味のあるのをつけてください
　ｘｘさん、
　メールありがとうございます。お問い合わせの autoQuery.pl の件ですが・・・

というのをやっていたが、無意味であると分かった。平気で

　Subject: Re2: 深沢さんへ
　深沢さん、題名の件失礼しました・・・

とかやってくる。しょうがないので、こっちが手間を負担してこうしている。

　Subject: Re: autoQuery.pl: 個数がゼロの場合について（Re: 深沢さんへ
　ｘｘさん、
　メールありがとうございます。お問い合わせの autoQuery.pl の件ですが・・・

である。題名を変えるとスレッドが切れてしまうので嫌われる場合もあるが「深沢さんへ」という題名で延々スレッドが続くよりはいいと思う。

なお、題名を変えておいてさらに「※メールの題名は意味のあるのをつけてください」とつけるべきかどうか。ぼくはもうあきらめて最近はつけないことにしている。死ななきゃ分からないのだ。

もっとひどい例もあって一度、

　Subject: 深沢は 2008-11-28 にお休みをいただきます
　よろしくお願いします。進行中の仕事は以下の通りです。
　・autoQuery.pl について・・・

みたいなメールを出したら、それへの返信

　Subject: Re: 深沢は 2008-11-28 にお休みをいただきます
　Subject: Re2: 深沢は 2008-11-28 にお休みをいただきます
　Subject: Re3: 深沢は 2008-11-28 にお休みをいただきます

で内容について実り多い議論が戦わされていた（そのことを休み明けに知った）ときはさすがにちょっと抗議した。

もう１個、メールに限らないが、ちょっと検索すれば分かる質問をしてくる人がいる。

　Subject: 質問です
　DNA ってなんですか？

という場合である。これは誰でもやると思うが

　Subject: Re: 質問です
　http://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%87%E3%82%AA%E3%82%AD%E3%82%B7%E3%83%AA%E3%83%9C%E6%A0%B8%E9%85%B8
　> DNA ってなんですか？

で済ましている。

　Subject: Re: 質問です
　http://www.google.co.jp/search?hl=ja&safe=off&q=DNA&lr=
　> DNA ってなんですか？

というパターンもある。メールはたいていの場合 URL を書けばリンクになるので、これでも十分親切である。

この場合も「ちょっと検索すればわかりますよ」とか、さいきんの若い人の用語法で言うところの「ググレカス」などと説教を書くのは前述のように無意味である。

説教は一言も書かない。そのかわり検索してリンクを張るまではやってあげた方がよい。たとえこっちが DNA とは何かすでに知っていたとしても、最近 DNA についてぼくにメールして聞かざるを得ないほど切迫している人がいるらしいことは事実なので、この際だから DNA について振り返っておいた方がいいのだ。場合によっては Microsoft DNA とかいう新製品が話題になっている可能性もある。

あと、こういうパターンは

　Subject: Re: DNA (Re: 質問です

などという題名の変更はしてやらないことが多い。「～とは何ですか」などという質問はググればわかる、ということこそがこのスレッドの主題であって、DNA についてではないのだ。この場合は題名を編集してしまうと DNA についての実のあるスレッドとこのスレッドが題名ソートで並んでしまう。

なお、ぼくはメールは分類しないで受信ボックスに全部入れる派である。そうするな、と書いてあるビジネス書が圧倒的に多いのだが、ぼくはいろんなメールが日付／発信者／題名でソートできるほうが便利だと思っている。どんなに単純な分類法で分類しても、複数の内容が書いてあったりして分類不能なメールはあるものだ。ちなみに Gmail はフォルダではなくラベル式で、１つのメールに複数のラベルが貼れる。これはさすがに超便利。

なお、メールの返信で後ろに全文を引用すべきかどうか。

すべきでない、という意見が多いのだが、ぼくは絶対にするする派である。仮に相手の言うことの一部をこちらの返信中に引いた場合であっても、それとは別に全文を必ず後ろにつけておく。文章は全文の中で見ないと分からない場合が多い。こうしないと、こちらが不適切な引用を思わず知らずしてしまった場合に相手がどういう文脈で言っていたか、記録が残らないからである。「引用は最小限に」というのはストレージが高価で、ネットのバンド幅が狭かった頃の習慣ではないか。

もちろん、延々長大なスレッドが後ろについていて、最初に一行

　以下の件お願いします。

とか書いてあるのは困るけど。でもそこまで王様みたいに傲慢な人は他にもいろいろな問題を内在しているので、単純なメールマナーの問題では済まされない。

なお、メールの書き出しは、

　ｘｘさん、

という風に相手の名前＋読点で書き出すようにしている。しかし英語の場合

　Robin,

という風にやるのは失礼だそうだ。この場合は面倒でも

　Hi Robin!

とか書かないといけないらしい。

なお、シグネチャは、

　--
　cf

と書いていたのだが、これも失礼で、

　--
　Regards,
　Chihiro

とか書いたほうがいいそうだ。
ソースは会社経由で受けた「英文ビジネスレター講座」だが本当カナー。